Svåra samtal för chefer

Av egen erfarenhet som chef vet jag att man ganska ofta behöver hålla nödvändiga samtal som känns svåra, både för en själv och för medarbetaren. Det kan handla om allt från ett beteende som inte är önskvärd på arbetsplatsen, rehabiliteringsmöten, uppsägning och så vidare.

Det finns dock tillvägagångssätt som gör det lättare att ta itu med samtalet och lyckas genomföra det på ett konstruktivt och utvecklande sätt både för dig själv och medarbetaren i fråga.

Ladda mentalt för egen del, räkna med olika reaktioner från den du ska träffa och förbered dig på hur du kan agera för att låta den andres känslor komma fram. Beroende på vad samtalet handlar om kan reaktionen bli allt från förnekande till ilska eller sorg. Mitt personliga tips är att alltid visa medkänsla utan att ändra din agenda och struktur i samtalet.

En bra struktur på ett svårt samtal kan du lätt bygga upp i 5 steg:

• Observation: Jag ser eller uppfattar att ....t.ex. du de senaste tre veckorna kommit försent 5 gånger, trots tillsägelse.
• Känsla: det gör att jag känner mig fundersam, orolig eller liknande.
• Konsekvens: detta beteende påverkar vårt samarbete, kvaliteten, arbetsmiljön etc.
• Var tyst: låt personen reagera på det du sagt, innan du går vidare.
• Önskemål: därför vill jag be dig att beskriva din bild av situationen/händelsen/beteendet så vi kan diskutera och ta ett beslut kring hur vi går vidare.

Skapa en förväntan av att samtalet är nödvändigt. Börja alltid direkt med att vara tydlig med varför ni träffas. Utgå ifrån dig själv och tala i jag-du form. Tänk alltid på att hålla dig till sakfrågan. Diskutera den specifika handlingen/beteendet och bli inte personlig. Undvik "aldrig", "alltid" och "alla andra tycker" eller "gruppen vill att du ändrar dig".

Be medarbetaren sammanfatta samtalet innan du avslutar mötet. Det är viktigt att du får ett kvitto på att medarbetaren har förstått allt. Skicka gärna sammanfattningen av mötet till medarbetaren i efterhand. Om ni har ett personalsystem och du misstänker att det kan bli en fortsättning på agerandet så börja dokumentera på en gång.

Var tydlig med hur du vill gå vidare. Ska ni boka ett uppföljande möte? Behöver ni ha med en tredje person? Behöver ni hjälp utifrån med t.ex. konflikthantering, coachning etc.? Om det handlar om en förändring i beteende kan Motiverande Samtal (forskningsbaserad samtalsmetod) hjälpa medarbetaren vidare i sin utveckling. Behöver du som chef stöd från en extern coach eller din HR avdelning?

Acceptera din egen känsla av att det kan vara jobbigt, var mentalt förberedd och som sagt är det inget fel att visa empati samtidigt med att det finns en tydlighet i vad som gäller i sakfrågan.

Slutligen en checklista för svåra samtal:

• Sätt upp mål och var tydlig med syftet för samtalet.
• Var mentalt förberedd på samtalets förlopp och olika reaktioner som kan uppstå.
• Ta reda på så mycket fakta som möjligt innan samtalet.
• Se till att ni har gott om tid och att miljön ni sitter i är passande. Det är t.ex. inte passande att du som chef sitter bakom ditt skrivbord eftersom detta kan uppfattas som härskarteknik.
• Använd 5 stegs metoden för att få en tydlig struktur i samtalet.
• Förstå att det kan vara en jobbig situation för medarbetaren. Naturligtvis kan man känna empati, men avvika inte från din agenda och anledningen till samtalet. Med andra ord var vänlig men tydlig.
• Håll dig till sakfrågan. Lyssna på medarbetaren och sammanfatta även på ett känslomässigt plan.
• Avsätta tid för uppföljningssamtal och eventuella andra åtgärder.

Lycka till och kom ihåg att svåra samtal är något alla chefer behöver kunna hantera och att det även är utvecklande för dig som chef!